管理業務の効率化とツールの活用法

こんにちは。
みなさんは、業務の効率化について考えたことはありませんか？

管理業務は、幅広い業務範囲を持ち、日々の対応が非常に多岐にわたります。

特に不動産の管理業務は、物件の管理やテナントとのやりとり、契約業務、修繕対応など、担当する業務が増えるにつれ、情報漏れや重複作業が発生しやすくなります。また、担当者間の連携が十分でなければ、作業効率が低下し、最終的にクライアントやテナントの満足度に影響を及ぼすこともあります。

社内のクラウド化を進め、データを社外からも閲覧・更新できるような環境を整備することが求められている昨今、みなさんの会社はいかがでしょうか。

今回は、業務効率化に役立つツールと、その活用方法を具体的に解説します。

情報共有とコミュニケーションの効率化

物件管理では、テナントからの要望や進捗確認など、担当者同士や関連部署との情報共有が必要です。また、口頭での伝達やメールのみでのやり取りでは、「言った・言わない」の問題が生じる可能性もあります。

そこで、リアルタイムでメッセージの送受信ができる機能、チャンネルやグループごとの情報整理、重要なメッセージのピン留めなどの機能を持つコミュニケーションツール（チャットツール）がおすすめです。

これにより、効率的な情報整理とやり取りの見える化により、担当者間の連携が向上し、スムーズな業務進行が可能になります。

【活用方法の例】

物件やオーナーごとにチャンネルを作成し、入居状況などの情報を一元化します。また、進捗状況を随時更新することで、各担当者が常に最新の情報にアクセスできる環境を整えます。メッセージに返信する形でやりとりすることで、情報が追いやすく、誤解や連絡ミスを防ぐことが可能です。

【おすすめのツール】
chatwork・Slack・LINE WORKS　など

タスクとスケジュールの一元管理

みなさん、不動産管理業務では、多くのタスクが並行して進行し、担当者ごとに優先順位や進捗状況の把握が必要と感じていませんか？また、お客様の対応のスケジュール管理も重要で、予定の重複や見落としは避けなければなりません。誰がどの業務を担当し、各タスクの進行状況やスケジュールがどのようになっているかを一目で把握することが重要です。

そこで、タスク管理とスケジュール管理を統合できるツールを活用すると効果的です。具体的には、タスクをリスト化できる機能、担当者の割り当て機能、そして共有カレンダーやリマインダー機能を備えたツールが便利です。これにより、スケジュールとタスクの一元管理が実現し、ダブルブッキングや重要な予定の見落としを防ぎやすくなります。

【活用方法の例①】タスクの視覚化と担当割り当て

物件ごとや業務内容ごとにタスクボードを作成し、問い合わせ対応などの各タスクをカードで分類します。例えば、「修繕作業」「定期点検」「入居者対応」といったカテゴリーごとにカードを作成し、進捗状況や優先順位に応じて更新します。また、タスクごとに担当者を明確に割り当てることで、責任の所在がわかりやすくなり、抜け漏れが発生しにくくなります。

【おすすめのツール】
Trello、Chatwork（タスク管理機能付き）　など

【活用方法の例②】スケジュールとリマインダーの連携

タスクとスケジュールの一元管理により、全体像が視覚的に把握しやすくなり、業務の効率化が期待できます。進行状況やスケジュールがいつでも確認でき、効率的かつ円滑な業務を行うことができます。

【おすすめのツール】
Googleカレンダー、Outlook　など

オンラインミーティングツールの活用

対面での打ち合わせに加え、オンラインでのミーティングも当たり前になっています。物件内見や打ち合わせを来店なしで行える環境が求められています。

クライアントやスタッフがオフィスに不在でも、スケジュールさえ合えば柔軟にミーティングが行えるようになります。移動時間の削減やコストの節約も期待できます。

【活用方法の例】

遠方のクライアントとの打ち合わせや、内見案内をオンラインで行い、来店の手間を省きます。画面共有機能を活用し、必要な書類や資料をリアルタイムで見せながら説明することで、よりスムーズな対応が可能です。

【おすすめのツール】
Zoom、GoogleMeets、MicrosoftTeams　など

電子契約書の導入

契約書や重要書類の管理は、不動産業務の中で最も重要でありながら、紙での管理は手間がかかり、煩雑になることも多いです。また、テナントや取引先と物理的に書類の受け渡しを行うのは時間がかかってしまいます。そこで、電子署名機能やクラウドでの書類保存が可能なツールを活用することで、契約書面一式をデジタル化し、手続きの迅速化を図ることができます。

【活用方法の例】

契約書をデジタルで送付し、署名をオンラインで取得することで、契約手続きをスムーズに進めます。さらに、署名履歴や署名者情報をデジタル上で保存できることもあり、管理負担も軽減されます。ペーパーレス化が進むことは、両者にとっても良いことづくめですね。

【おすすめのツール】
クラウドサイン、電子印鑑GMOサイン、freeeサイン　など

まとめ

今回は、管理業務の効率化とツールの活用法についてお話ししました。いかがでしたか？
管理業務を効率化するためには、各ツールの適切な導入と活用がカギとなります。管理業務の効率化は、チームの生産性向上やクライアントとの信頼構築が期待でき、円滑に業務を進めるためにはなくてはならないものです。

今後は、発展するAIツールの導入も視野にいれ、さらなる業務改善をしていきたいですね。
みなさんの参考になれば嬉しいです。お読みいただきありがとうございました。